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E-Rechnungspflicht 2025, 2027, 2028: Wer muss wann was?

Die E-Rechnung kommt in Deutschland in drei Stufen. Sie gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland – Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Der Zeitplan auf einen Blick

1. seit 1.1.2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
2. 2025 und 2026Übergangszeit: Du darfst noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben (PDF nur, wenn dein Kunde einverstanden ist).
3. ab 1.1.2027Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch die alten Formen nutzen.
4. ab 1.1.2028Alle Unternehmen müssen an andere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.

Was zählt als E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem:

• XRechnung – eine reine XML-Datei.
• ZUGFeRD bzw. Factur-X ab dem Profil „EN 16931“ – ein PDF mit eingebetteter XML-Datei.

Wichtig: Ein normales PDF, ein Scan oder ein Word-Dokument ist keine E-Rechnung – auch nicht, wenn es per E-Mail verschickt wird. Mehr dazu im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.

Ausnahmen: Wer muss keine E-Rechnung ausstellen?

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) – hier bleibt alles, wie es ist.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
• Fahrausweise wie Bahn- oder Bustickets.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Details im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Und bei Behörden?

Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, muss oft schon heute eine XRechnung schicken – beim Bund gilt das bereits seit Ende 2020, viele Länder und Kommunen haben nachgezogen. Dafür brauchst du zusätzlich eine Leitweg-ID.

Was solltest du jetzt tun?

1. Empfang prüfen: Kannst du eingehende XRechnungen lesen? Wenn nicht, öffne sie kostenlos mit Rechnungsstar.
2. Original aufbewahren: Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Ein Ausdruck reicht nicht – speichere die Datei.
3. Ausstellen vorbereiten: Spätestens bis 2028 brauchst du einen Weg, E-Rechnungen zu schreiben. Wer heute mit Word oder Excel arbeitet, kann mit Rechnungsstar eine XRechnung so einfach wie eine normale Rechnung erstellen.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.