E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was musst du wirklich?

Die gute Nachricht zuerst: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können musst du sie aber – und manche Kunden wollen trotzdem eine.

Empfangen: Ja, seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen annehmen können – auch Kleinunternehmer. Praktisch heißt das: Du brauchst ein E-Mail-Postfach und eine Möglichkeit, die XML-Datei zu lesen. Das geht kostenlos im Browser. Bewahre die Original-Datei mit deinen Belegen auf.

Ausstellen: Nein, keine Pflicht

Kleinunternehmer sind von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, ausgenommen. Du darfst also auch ab 2028 weiter normale Rechnungen (Papier oder PDF) schreiben. Freiwillig eine E-Rechnung zu schicken, ist natürlich erlaubt.

Wann eine XRechnung trotzdem sinnvoll ist

Dein Kunde ist eine Behörde. Viele öffentliche Auftraggeber nehmen nur noch XRechnungen an – egal, ob du Kleinunternehmer bist. Dann brauchst du auch eine Leitweg-ID.
Dein Firmenkunde bittet darum. Größere Kunden verarbeiten Rechnungen automatisch und freuen sich, wenn du direkt im richtigen Format lieferst.
Du wächst. Überschreitest du die Kleinunternehmergrenze (25.000 € im Vorjahr bzw. 100.000 € im laufenden Jahr), gilt die E-Rechnungspflicht auch für dich.

Was muss auf die Rechnung?

Auf jede Rechnung gehört der Hinweis, dass du keine Umsatzsteuer berechnest, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Wählst du in Rechnungsstar die Option „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“, wird dieser Hinweis automatisch eingefügt und die XRechnung richtig gekennzeichnet.

XRechnung als Kleinunternehmer erstellen

Option „Kleinunternehmer“ wählen, Formular ausfüllen, fertig. Die ersten Rechnungen sind gratis.

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Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.