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Leitweg-ID: Was ist das und wo bekomme ich sie?

Die Leitweg-ID ist so etwas wie die Postanschrift einer Behörde für E-Rechnungen. Ohne sie landet deine XRechnung nicht an der richtigen Stelle – und wird oft abgelehnt.

Wozu brauche ich eine Leitweg-ID?

Behörden haben viele Abteilungen, Ämter und Kostenstellen. Die Leitweg-ID sagt dem Rechnungsportal, wer genau die Rechnung bekommen und bezahlen soll. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland ist sie in der XRechnung Pflicht (im Feld „Käuferreferenz“ bzw. „Buyer Reference“).

Woher bekomme ich die Leitweg-ID?

Von deinem Auftraggeber. Du kannst sie nicht selbst beantragen oder erfinden. Meist steht sie in der Bestellung, im Auftrag oder im Vertrag. Findest du sie nicht, frag bei deinem Ansprechpartner oder der Rechnungsstelle der Behörde nach – das ist eine ganz normale Frage.

Wie ist eine Leitweg-ID aufgebaut?

Sie besteht aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche:

• Grobadressierung – Zahlen, die z. B. Bund, Land oder Kommune kennzeichnen (Bundesbehörden beginnen mit 991).
• Feinadressierung (optional) – die genaue Stelle innerhalb der Behörde.
• Prüfziffer – zwei Ziffern am Ende, mit denen Tippfehler erkannt werden.

Ein Beispiel für das Format: 991-12345-06. Übernimm die Nummer immer exakt so, wie die Behörde sie dir gibt – ein falsches Zeichen und die Prüfziffer passt nicht mehr.

So trägst du die Leitweg-ID ein

1. Öffne „E-Rechnung erstellen“.
2. Trag die Leitweg-ID beim Kunden im Feld „Leitweg-ID“ ein.
3. Füll den Rest wie eine normale Rechnung aus und lade die fertige XRechnung herunter.
4. Lade die Datei im Rechnungsportal der Behörde hoch – beim Bund z. B. über die zentralen Rechnungseingangsplattformen, in den Ländern über deren eigene Portale. Welches Portal gilt, sagt dir deine Behörde.

Typische Fehler

• Leitweg-ID fehlt – die Rechnung wird vom Portal abgewiesen.
• Ziffern vertauscht – die Prüfziffer stimmt nicht mehr.
• PDF statt XRechnung geschickt – viele Behörden nehmen nur noch strukturierte E-Rechnungen an.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.