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Kunde will eine XRechnung: Was jetzt?

Dein Auftraggeber schreibt „Bitte schicken Sie uns die Rechnung als XRechnung“? Dann braucht er eine XML-Datei nach dem Standard EN 16931 statt eines PDFs. Du kannst sie ohne Buchhaltungsprogramm erstellen. Hier steht, was du dafür brauchst und wie du in fünf Schritten zur fertigen Datei kommst.

Von Zeynel Bilken · Aktualisiert am 2. November 2026

Was ist eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine Rechnung als XML-Datei. Darin stehen dieselben Angaben wie auf einer Papierrechnung, aber in festen Feldern, die ein Programm ohne Abtippen einlesen kann. Sie folgt der europäischen Norm EN 16931 und dem deutschen Standard XRechnung, den die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) herausgibt. Ein PDF, ein Word-Dokument oder ein Foto ist keine E-Rechnung.

Warum verlangt dein Kunde das plötzlich?

• Behörden (Bund, Länder, Kommunen, öffentliche Schulen) nehmen Rechnungen schon seit einigen Jahren nur noch elektronisch an. Beim Bund gilt das seit dem 27. November 2020.
• Firmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) bzw. 2028 (alle) müssen sie auch selbst welche schicken. Viele stellen deshalb schon jetzt ihre Buchhaltung um und bitten ihre Lieferanten um E-Rechnungen.

Die genauen Fristen und Ausnahmen stehen im Ratgeber E-Rechnungspflicht 2025, 2027, 2028.

Diese drei Dinge frag deinen Kunden zuerst

1. Welches Format genau? „XRechnung“ oder geht auch „ZUGFeRD“? Behörden wollen meist die XRechnung, Firmen nehmen oft auch ZUGFeRD an. Den Unterschied erklärt der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRD.
2. Wohin schicken? Per E-Mail an eine bestimmte Adresse oder Hochladen in ein Rechnungsportal? Bundesbehörden nutzen seit September 2025 ein gemeinsames Portal, die OZG-RE. Länder und Kommunen haben teils eigene Wege.
3. Welche Leitweg-ID oder Referenz? Bei Behörden ist die Leitweg-ID Pflicht. Firmen geben oft eine Bestellnummer oder Kostenstelle vor.

Welche Angaben eine XRechnung braucht

Fast alles kennst du schon von deiner normalen Rechnung. Neu ist vor allem, dass keine Angabe fehlen darf.

In fünf Schritten zur fertigen XRechnung

1. Antworten des Kunden sammeln: Format, Versandweg, Leitweg-ID oder Referenz.
2. Rechnung erstellen: Öffne „Rechnung erstellen“, wähle das Format „XRechnung“ und trag deine Daten, die des Kunden und die Positionen ein. Deine eigenen Angaben merkt sich die Seite für das nächste Mal.
3. Prüfen lassen: Rechnungsstar prüft die Pflichtangaben nach EN 16931 und den deutschen Regeln und sagt dir auf Deutsch, was noch fehlt.
4. Herunterladen und verschicken: Lade die XML-Datei herunter und schick sie wie vereinbart: als E-Mail-Anhang oder per Upload ins Portal der Behörde. Wie das beim Bund geht, steht im Ratgeber XRechnung an eine Behörde schicken.
5. Aufbewahren: Speichere die XML-Datei selbst, nicht nur ein PDF davon. Rechnungen musst du in Deutschland acht Jahre aufbewahren.

Typische Gründe, warum eine XRechnung abgelehnt wird

• Leitweg-ID fehlt oder ist falsch: Das Portal meldet dann meist die Regel BR-DE-15.
• Kontaktdaten fehlen: Telefon und E-Mail des Verkäufers sind Pflicht (BR-DE-6 und BR-DE-7).
• PDF statt XML geschickt: Eine „Rechnung als PDF“ zählt nicht, auch nicht mit dem Wort „XRechnung“ im Dateinamen.
• Summen passen nicht: Netto, Steuer und Gesamtbetrag müssen auf den Cent zusammenpassen. Ein Werkzeug rechnet das für dich.

Häufige Fragen

Reicht ein normales PDF?

Nein, wenn dein Auftraggeber ausdrücklich eine XRechnung verlangt. Ein PDF ist für das Gesetz keine E-Rechnung, weil die Daten darin nicht maschinenlesbar sind. Behörden weisen PDF-Rechnungen in ihren Portalen meist ab.

Brauche ich ein Buchhaltungsprogramm?

Nein. Eine XRechnung ist eine Datei nach einem offenen Standard. Du kannst sie mit Rechnungsstar im Browser erstellen, ohne Konto. Die ersten 15 Rechnungen sind kostenlos.

Kann ich die XRechnung vor dem Verschicken ansehen?

Ja. Lade die Datei in „E-Rechnung öffnen“, dann siehst du sie als lesbare Rechnung, so wie dein Kunde sie in seinem Programm sieht.

Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich das überhaupt?

Gesetzlich sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG vom Ausstellen ausgenommen. Verlangt eine Behörde trotzdem eine XRechnung, musst du sie in der Praxis liefern, sonst wird deine Rechnung nicht bearbeitet. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Quellen: E-Rechnung Bund (Bundesministerium des Innern), KoSIT: Standard XRechnung, BMF: FAQ zur E-Rechnung. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.