Kann ich eine XRechnung einfach per E-Mail an die Behörde schicken?

Nur über den E-Mail-Weg des Portals: Die Adresse dafür bekommst du in deinem Benutzerkonto der OZG-RE. Eine Rechnung an die normale Adresse deines Ansprechpartners wird meist nicht als E-Rechnung bearbeitet.

Kann ich die XRechnung vorher ansehen?

Ja. Lade sie in einen XRechnung-Viewer wie „E-Rechnung öffnen“ bei Rechnungsstar, dann siehst du sie als lesbare Rechnung.

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XRechnung an eine Behörde schicken: Schritt für Schritt

Q: Kostet die OZG-RE etwas?

Nein. Registrierung und Nutzung der Rechnungseingangsplattform OZG-RE des Bundes sind für Rechnungssteller kostenlos.

Behörden des Bundes nehmen E-Rechnungen über ein zentrales Portal an, die OZG-RE. Du registrierst dich dort einmal kostenlos und schickst die XRechnung dann per Upload oder E-Mail. Bei Ländern und Kommunen kann der Weg anders sein, das sagt dir dein Auftraggeber. Hier steht der ganze Ablauf.

Von Zeynel Bilken · Aktualisiert am 2. November 2026

Welches Portal gilt für meine Behörde?

Bundesbehörden empfangen E-Rechnungen seit September 2025 über eine gemeinsame Plattform, die OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform). Das frühere zweite Portal, die ZRE, ist darin aufgegangen. Einige Einrichtungen des Bundes, etwa Anstalten und Stiftungen, dürfen eigene Lösungen haben.

Länder und Kommunen regeln das selbst. Manche nutzen ebenfalls die OZG-RE, andere eigene Portale oder Peppol. Welcher Weg gilt, steht meistens in der Bestellung oder im Auftrag. Steht dort nichts, frag die Rechnungsstelle deines Auftraggebers.

Was du vorher brauchst

Die Leitweg-ID deines Auftraggebers. Ohne sie lehnt das Portal die Rechnung ab. Mehr dazu im Ratgeber Leitweg-ID.
Eine fertige XRechnung als XML-Datei. Ein PDF reicht nicht.
Ein Konto im Portal. Bei der OZG-RE ist die Registrierung kostenlos und für jeden Versandweg nötig.

Schritt 1: Einmal registrieren

Die OZG-RE erreichst du unter xrechnung-bdr.de. Es gibt zwei Wege:

Benutzerkonto mit E-Mail-Adresse: Du bekommst einen Aktivierungslink per E-Mail, den du bestätigst. Kommt keiner an, schau zuerst im Spam-Ordner nach.
„Mein Unternehmenskonto“: die Anmeldung mit dem ELSTER-Organisationszertifikat. Damit nutzt du auch andere Online-Dienste des Bundes mit demselben Konto.

Registrieren sollte sich eine Person, die für das Unternehmen sprechen darf, als Selbstständiger also du selbst.

Schritt 2: Die XRechnung erstellen

Öffne „Rechnung erstellen“ und trag die Leitweg-ID beim Kunden ein. Rechnungsstar prüft alle Pflichtangaben für Behörden und sagt dir auf Deutsch, was noch fehlt. Dann lädst du die Datei mit „XRechnung herunterladen“ als XML herunter. Was in eine XRechnung gehört, steht im Ratgeber Kunde will eine XRechnung.

Schritt 3: Die Rechnung einreichen

Die OZG-RE bietet vier Wege an:

Weg	So geht es	Passt für
Upload	Im Portal anmelden und die XML-Datei hochladen	Gelegentliche Rechnungen, die du selbst erstellst
E-Mail	Die XML-Datei als Anhang an die E-Mail-Adresse schicken, die dein Benutzerkonto im Portal anzeigt	Regelmäßige Rechnungen ohne jedes Mal anzumelden
Weberfassung	Die Rechnung direkt im Formular des Portals eintippen	Ohne eigene Rechnungssoftware; jede Rechnung tippst du dort neu ein
Peppol	Über einen Peppol-Dienstleister aus deiner Buchhaltungssoftware	Firmen mit vielen Rechnungen und passender Software

Für kleine Betriebe sind Upload und E-Mail meist am einfachsten. Der Vorteil gegenüber der Weberfassung: Du hast die XML-Datei selbst zum Aufbewahren und kannst die nächste Rechnung aus der letzten erstellen.

Schritt 4: Den Status prüfen

Das Portal prüft die Datei beim Eingang. Fehlt etwas, bekommst du eine Fehlermeldung mit einem Regel-Code, zum Beispiel BR-DE-15 für eine fehlende Leitweg-ID. Im Portal siehst du, ob die Rechnung angenommen und weitergeleitet wurde.

Häufige Fragen

Kostet die OZG-RE etwas?

Nein. Registrierung und Nutzung sind für Rechnungssteller kostenlos.

Kann ich einfach eine E-Mail an die Behörde schicken?

Nur über den E-Mail-Weg des Portals: Die Adresse dafür bekommst du in deinem Benutzerkonto. Eine Rechnung an die normale Adresse deines Ansprechpartners wird meist nicht als E-Rechnung bearbeitet.

Woher weiß ich, ob meine Behörde an der OZG-RE hängt?

Meist steht es im Auftrag. Zur Orientierung veröffentlicht der Bund auf e-rechnung-bund.de eine Liste der angebundenen Auftraggeber. Im Zweifel fragst du die Rechnungsstelle.

Kann ich die Datei vorher ansehen?

Ja. Lade sie in „E-Rechnung öffnen“, dann siehst du sie als lesbare Rechnung.

XRechnung für die Behörde erstellen

Mit Leitweg-ID und Prüfung aller Pflichtangaben. Ohne Konto, die ersten 15 Rechnungen kostenlos.

XRechnung erstellen

Quellen: E-Rechnung in der Bundesverwaltung, FAQ zur OZG-RE, Übertragungskanal E-Mail. Stand: November 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.